Jedną z zasad Automatyzacji biznesu jest optymalizacja kosztów firmy.

Wielu przedsiębiorców analizuje koszty w oparciu o dane z księgowości, sprzedaży oraz marketingu. Zarządy patrzą na przychody firmy, koszty firmy oraz realne zyski. Takie dane łatwo wyciągnąć z księgowości, te liczby są widoczne w bilansach czy zestawieniach. Są ważne, nie mniej jednak warto pamiętać, iż nie dają pełnego obrazu o tym, jak firma funkcjonuje, na jakie zagrożenia może napotkać oraz jakie możliwości powinna wykorzystać.

Dlaczego?

– bo są to dane historyczne, czyli mówią o przeszłości

– są opisem skutków, niekoniecznie przyczyn

– są odzwierciedleniem pewnych zdarzeń, a nie całych procesów

Na jakie zatem koszty warto jeszcze zwrócić uwagę, przy procesie optymalizacji kosztów w firmie?

– koszt kiepskiej obsługi klienta – sprawdzaj regularnie jakość obsługi klienta przez swoich handlowców, pracowników. Niepodjęcie decyzji zakupowej przez klienta, spowodowane kiepską obsługą to również twój koszt.

– koszt kiepskiej jakości produktów czy usług – dbaj o jakość, tego co sprzedajesz. Niezadowolenie klienta z powodu zakupu marnej jakości produktu czy usługi zalicza się do kosztów prowadzenia firmy.

– koszt złych procedur – dbaj o to co się dzieje w twojej firmie i jak się dzieje. Dbaj, o to by było to klarownie spisane i przekazane. Ponoć jedną z cech najlepszych szefów w konsekwencji wydajnych zespołów jest klarowność. Procedury dają klarowność. Klarowność daje jakość pracy. Jakość pracy daje wyniki. Mnoży zyski, zmniejsza koszty.

– koszt złej organizacji pracy – to łączy się z punktem powyżej. Usłyszałam w pewnej bajce takie powiedzenie: Durne gatki topią statki. Seneka mawiał, że jeżeli nie wiesz, do którego portu płyniesz, żaden wiatr nie jest pomyślny. Coś w tym jest! A kiedy już wiesz, do którego portu płyniesz, ale twoja załoga zamiast dowodzić statkiem i dbać o niego, poświęca czas na „durne gadki”, taki statek może szybko zatonąć. Koszty przestojów lub jałowej pracy spowodowanej złą jej organizacją to przykład kolejnego kosztu, którego nie wyczytasz w bilansie, a który ma realny wpływ na twoje zyski. Skieruj uwagę zespołu na rozmowy o pracy oraz rozmowy o poprawie efektywności pracy, a ta uwaga zamieni się w energię kierowaną tam. Pamiętaj tam, gdzie podąża twoja uwaga, podąża również energia. Przemyślcie z zespołem, gdzie wysyłacie swoją energię i czy oby na pewno kierowana jest ona tam, gdzie wpływa na zysk firmy?

– bariery organizacyjne i relacje międzyludzkie – i tu trochę znów o energii. Jeśli jest dobra atmosfera w zespole to ludzie pracują dużo wydajniej. Każdy to wie. Tylko dlaczego jedną z najczęstszych odpowiedzi na pytanie, dlaczego zrezygnował/a Pan/Pani z poprzedniej pracy albo chce Pan/Pani zrezygnować jest… atmosfera mi nie odpowiada…traktują mnie tam źle… nie czuję się doceniany/a… Zadbaj więc o dobrą atmosferę w zespole, a twoje koszty się zmniejszą, bo ludzie będą traktowali firmę jak swoją i będą dbali o to, żeby chociażby oszczędzać papier xero czy szukać tańszych dostawców płynu do spryskiwaczy twoich firmowych samochodów. Małe oszczędności? Jeśli będziecie umieli zadbać o szczegóły, ogólna kondycja firmy również się poprawi. Wierz mi! Wiem co mówię!

Analizuj zatem liczby widoczne, dodaj do tego analizę przyczyn zjawisk opisanych wyżej, uzyskasz wtedy pełny obraz do zarządzania optymalizacją kosztów w swojej firmie.

Jesteś Kapitanem tego statku, warto znać cel, do którego płyniesz, by szukać pomyślnego wiatru, warto również zwrócić uwagę na przeszkody, które obniżają zyski. Dobry Kapitan ominie nie tylko widoczne na horyzoncie, ale również te, które skrywa głębia oceanu.

Pięknych destynacji, pomyślnych wiatrów oraz jak najmniej przeszkód!

Zapraszam Cię również na moje szkolenie Automatyzacja i Marekting Firmy 4.0, z którego dowiesz się więcej, jak zarządzać firmą, by działała sprawnie oraz przede wszystkim zaczęła przynosić zyski.